Acha difícil terminar tarefas no prazo? A técnica Pomodoro pode ajudar

Você tem dificuldade em terminar as suas tarefas no prazo? A lista de tarefas acumuladas está tão grande que você tem a sensação de que simplesmente nunca vai conseguir resolver tudo?

A chamada técnica Pomodoro pode te ajudar a sair desse ciclo vicioso e aumentar a produtividade. Trata-se de uma ferramenta simples e eficaz para que você gerencie o seu tempo.

O que é a técnica Pomodoro?

A técnica foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, que procurava uma maneira de aumentar sua produtividade nos estudos durante os primeiros anos de universidade. Para isso, ele utilizou um timer de cozinha para organizar suas tarefas.

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Seu timer tinha o formato de um tomate (pomodoro, em italiano) e girava durante 25 minutos, emitindo um barulho forte ao final desse prazo. Nesse meio tempo, Cirillo se concentrava nas suas tarefas sem interrupções (mesmo!), mantendo-se 100% focado. Ao perceber os resultados satisfatórios, divulgou sua técnica em 1992.

Atualmente existem sites e aplicativos —como Tomato Time, Pomodoro Timer, Pomodoro Keeper, etc.— que ajudam na aplicação dessa técnica e dispensam o timer de cozinha.

Como funciona o Pomodoro?

A técnica se baseia na ideia de que, dividindo o nosso fluxo de trabalho em blocos de concentração intensa, conseguimos melhorar a agilidade do cérebro e estimular nosso foco. Em outras palavras, melhoramos nossa gestão do tempo e ficamos mais eficientes. Para colocá-la em prática você vai precisar de:

• Timer ou cronômetro para fazer contagem regressiva;
• Uma lista de tarefas ("to-do-list");
• Lápis e borracha.

Primeiramente, você deve fazer uma lista de tarefas a serem desempenhadas durante o dia. Depois, basta dividir seu tempo em períodos de 25 minutos (chamados "pomodoros") e trabalhar ininterruptamente em suas tarefas nesses períodos.

Quando o timer tocar (ao fim dos primeiros 25 minutos), faça um X nas tarefas concluídas ou anote o status de seu trabalho (50% concluído, por exemplo) e faça um breve intervalo de cinco minutos. Nessa pausa, aproveite para fazer outras coisas não relacionadas à tarefa (ir ao banheiro, ligar para um cliente, tomar um café, etc).

A cada quatro ciclos, faça uma pausa maior (entre 15 e 30 minutos) para descansar. Esses intervalos entres os pomodoros são fundamentais para "oxigenar o seu cérebro" e aumentar a agilidade mental. Vale lembrar que essas medidas de tempo são apenas as sugeridas no método clássico. Nada impede que você encontre o seu próprio equilíbrio e período de descanso ideal.

Quais os resultados do método Pomodoro?

Os objetivos da técnica Pomodoro estão ligados à diminuição da ansiedade e ao aumento do foco e concentração nas tarefas, evitando tempo desperdiçado e distrações.

Ao anotar no papel o que precisa ser feito, você consegue não só organizar melhor suas atividades, como também estabelecer metas para cada dia ou período. Assim, torna-se mais fácil acompanhar seus resultados e avanços.

Depois de alguns dias utilizando a técnica, você poderá notar alguns benefícios como as capacidades de:

• entender quanto tempo leva para realizar cada tipo de tarefa;
• entender o que te distrai recorrentemente;
• descobrir quais são as principais interrupções no seu trabalho.

A técnica pode ser usada para organização de tarefas de diversos tipos, como longos períodos de estudo, atividades a serem desempenhadas em um dia de trabalho, projetos que precisam ser terminados, atividades domésticas, dentre outras.

Vale até fazer uma placa de papel com os dizeres "estou em Pomodoro". Assim, os outros entendem que, nos próximos 25 minutos, você estará ocupado —e verdadeiramente concentrado.

*O texto "Técnica Pomodoro: aprenda a gerenciar seu tempo em passos simples com a técnica" foi originalmente publicado no portal Na Prática, da Fundação Estudar.